Misschien schrijf je een rapport, een werkstuk of een ander soort document. Anyway, je bent bij dit artikel belandt omdat je in dat rapport (of whatever) een managementsamenvatting moet toevoegen.
Zo’n samenvatting is niet standaard, maar dat had je zelf waarschijnlijk al begrepen gezien het niet gewoon een ‘samenvatting’ is. In dit artikel lees je exact wat het inhoudt, hoe je het moet vormgeven, wat echt niet mag missen en nog veel meer. We loodsen je met plezier door dit toch wel ingewikkelde proces heen.
Wat is een managementsamenvatting?
Een managementsamenvatting, in het Engels ook wel bekend als een executive summary, is een beknopte en overzichtelijke samenvatting van een langer document, zoals een rapport, werkstuk of voorstel. Het doel van een managementsamenvatting is om de belangrijkste punten en bevindingen van het document op een bondige manier te presenteren. Leidinggevenden en besluitvormers kunnen snel een goed begrip krijgen van de inhoud zonder het hele document te hoeven lezen.
In wat simpelere woorden: je schrijft een dergelijke samenvatting om duidelijk te beschrijven wat de taken, adviezen of beslispunten zijn, die in de gehele tekst naar voren komen.
Uit welke elementen bestaat een managementsamenvatting?
Sowieso is het goed om je te realiseren dat je niet een letterlijke samenvatting schrijft, maar dus alleen samenvat wat relevant is voor, niet geheel verrassend, het management. We zetten de punten op een rijtje die je absoluut niet moet vergeten.
#1 Doel
Een korte beschrijving van het doel van het document en de context waarin het wordt geschreven. Gaat het bijvoorbeeld om het advies dat wordt gegeven? Wat was nu dan eigenlijk het oorspronkelijke probleem dat voorafgaand aan het advies gold? Zie dit doel als een soort ‘reminder‘ van waar het hele document nu eigenlijk over gaat.
#2 Belangrijkste bevindingen
De belangrijkste resultaten en conclusies dat uitmond in je advies, wordt op een heldere manier beschreven. Let op, het gaat om een advies. Er staat dus nergens ‘je moet’, maar eerder ‘er wordt geadviseerd om’. Met andere woorden: je beschrijft welke maatregelen er kunnen worden genomen die (mogelijk) het probleem uit de weg zullen helpen.
#3 Kerninformatie
Die adviezen komen natuurlijk niet zomaar uit de lucht vallen. In de kerninformatie maak je dan ook een beknopte opsomming van essentieel feiten, constateringen, cijfers en andere gegevens die relevant zijn voor de lezer. Er wordt daarmee beargumenteerd waarom het advies is ontstaan zoals het is ontstaan. Daarbij horen ook eventuele alternatieven, die het uiteindelijke advies dus nooit hebben gehaald.
#4 Actiepunten
Het advies uitvoeren gaat niet zomaar. Sterker nog, er zullen waarschijnlijk wat consequenties aan hangen. Hierbij doelen we niet per definitie op problemen, maar eerder op informatie die aangeeft wat het allemaal mag kosten en hoeveel mensenwerk er om de hoek komt kijken. Het is van groot belang dat dit op een heldere manier wordt beschreven. Doe je dat niet, dan zal het advies wellicht (onbedoeld) op een onjuiste manier worden uitgevoerd. Je samenvatting is voor niets geweest, hoe goed het gehele rapport dan wel niet zou zijn geweest.
Een algemene overview
Over het algemeen is een managementsamenvatting kort en krachtig, meestal variërend van één tot maximaal 2 pagina’s, afhankelijk van de complexiteit van het originele document. Het is bedoeld om de lezer snel inzicht te geven in de belangrijkste aspecten van het document en hen te helpen beslissingen te nemen of te bepalen of ze het volledige document verder willen lezen.
Bedenk je tijdens het schrijven van de managementsamenvatting voor wie je het schrijft. Gaat het om een leek en moet je dus veel meer voorkauwen, of gaat het om iemand met veel kennis van zaken die exact en meteen begrijpt wat je bedoelt? Mocht het om een project gaan dat je voor je opleiding uitvoert, dan kan je er eigenlijk vrijwel altijd vanuit gaan dat je het moet schrijven voor iemand die er geen kennis van heeft. ‘Doe maar alsof de lezer ‘dom’ is’ (al moeten we eerlijk bekennen dat we ‘dom’ een zeer denigrerend woord vinden).
Verder wil je zorgen dat de samenvatting overzichtelijk is. Gebruik bijvoorbeeld alinea’s voor bepaalde onderwerpen en houdt de taal begrijpelijk. Hele lange zinnen zien er misschien ‘fancy’ uit, ze lezen voor geen meter. Over fancy gebruiken, gebruik niet ineens hele moeilijke woorden en begrippen die verder in het verslag ook niet voorkomen. Een managementsamenvatting mag dan wel heel ingewikkeld klinken, maar het is nog steeds een ‘samenvatting’. Geen dingen beschrijven die je verder ook niet meer uitlegt, dus!
Conclusie
‘Kortom, een goed geschreven managementsamenvatting is een waardevol instrument voor zakelijke communicatie. Het biedt leidinggevenden de mogelijkheid om snel en effectief inzicht te krijgen in de belangrijkste aspecten van een document, wat resulteert in betere besluitvorming en efficiënte toewijzing van middelen. Het vermogen om complexe informatie te destilleren tot de kernpunten is een essentiële vaardigheid in de zakelijke wereld en maakt de managementsamenvatting tot een waardevol instrument voor leidinggevenden en besluitvormers.‘
Ja? Deze alinea hierboven gelezen? Haakte je halverwege ook af? Ja, he! Wij ook. Dit is precies een voorbeeld hoe het in je samenvatting niet moet. Er worden te veel lange zinnen gebruikt en er komen ook ineens moeilijke woorden voor. ‘Destilleren’ en ‘instrument’: het zijn woorden die we het hele artikel lang niet gebruiken, tot nu toe. Het maakt de lezer (jij dus) zowel verward als afgeleid. Gelukkig weet jij nu hoe het anders moet. We weten zeker dat de managementsamenvatting van jouw project er tiptop in orde uit zal zien.
